מסופר על הרבי הריי׳צ (האדמור הראשון של חסידות חב״ד) שהיה ילד, הצטבר לו סכום של כסף והוא התלבט מה לקנות בסכום הזה האם לקנות ספר קודש נדיר או שעון, לבסוף קנה הרבי שעון בטענה שהשעון יעזור לו לסדר ולמצות את השעות והדקות, בצורה הטובה ביותר כדי ללמוד תורה. כידוע לזמן אצל הרבי נודעה חשיבות מיוחדת. כל רגע היה יקר ובכל דקה אירעו פלאים.
במאמר הזה אני מציג לכם 5 שיטות לניהול זמן שאספתי עם השנים ועוזרים לי מאוד לנהל את הזמן בחיים שלי ובעבודה שלי עם הפרנסה.
זה לא סוד שהזמן הוא אחד המשאבים היקרים ביותר שיש לנו, אבל האם אי פעם עצרת לחשוב כמה חשוב לנהל אותו נכון?
ניהול זמן טוב הוא המפתח להצלחה בכל תחום בחיים. כשאתה יודע איך לנצל את הזמן שלך נכון, אתה יכול להספיק יותר, להרגיש פחות לחוץ, ולהנות מחיים מאוזנים יותר. זה נותן לך את הכוח להתרכז במה שבאמת חשוב לך ולהתקדם לקראת המטרות שלך.
במאמר הזה, נדבר על למה ניהול זמן חשוב כל כך, ונקבל חמישה כלים פרקטיים שנוכל ליישם ממש עכשיו כדי לשלוט בזמן שלנו, בחיים שלנו!
שיטת פומודורו
שיטת פומודורו היא אחת מהשיטות הכי פשוטות ומוכרות לניהול זמן. השיטה פותחה בשנות ה-80 והיא מבוססת על מחזורים של עבודה מרוכזת והפסקות קצרות. הרעיון הוא לעבוד 25 דקות ואז לקחת הפסקה של 5 דקות. אחרי ארבעה מחזורים כאלה, אתה לוקח הפסקה ארוכה יותר של 15-30 דקות.
למה זה עובד? העבודה במחזורים קצרים עוזרת לך להישאר מרוכז ולמנוע תחושת עייפות. בנוסף, ההפסקות הקצרות נותנות לך זמן להתאושש ולהתחדש. אני משתדל לעשות פעילות גופנית בזמני ההפסקות. וגם טלפון לאשתי לשאול לשלומה.
טכניקת אייזנהאואר
דווייט אייזנהאואר, שהיה הנשיא ה-34 של ארצות הברית, אמר פעם: "יש לי שני סוגי בעיות, דחופות וחשובות. הדחוף הוא לא חשוב, והחשוב הוא לעולם לא דחוף". ההנחה שעומדת מאחוריה היא שאנחנו נוטים לתעדף משימות בצורה לא נכונה, לבצע משימות לא דחופות קודם, ולבזבז את זמננו על משימות לא חשובות. טכניקת אייזנהאואר מחלקת את המשימות שלך לארבע קטגוריות: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, לא חשוב ודחוף, ולא חשוב ולא דחוף.
הרעיון הוא להתמקד קודם כל במשימות החשובות והדחופות, ולאחר מכן לעבור למשימות החשובות אך לא דחופות. את המשימות הלא חשובות והדחופות אפשר להאציל לאחרים, ואת המשימות שלא חשובות ולא דחופות אפשר פשוט לדחות או לוותר עליהן. קחו את כל המשימות שלכם וחלקו אותם לקטגוריות הללו – תגלו קסם גדול בניהול הזמן שלכם!
חוק פארטו
עיקרון שאומר ש-80% מהתוצאות מגיעות מ-20% מהמאמצים. חוק פארטו הוא כלי נהדר לניהול זמן כי הוא עוזר לך לזהות את הפעולות שהן הכי אפקטיביות, כך שתוכל להתמקד בהן ולהשיג יותר בפחות זמן. תתבונן על העשייה שלך ותגלה שרק 20 אחוז ממנה באמת השפיעה. כשמתבוננים בתופעה הזאת משפרים את ניהול הזמן והפעולות שלנו באופן דרמטי!
לוח תכנון יומי
מבחינתי לפחות – חובה להשתמש בלוח תכנון משימות כדי לארגן את היום בצורה מסודרת. יש כאלו שמעדיפים לנהל את הרשימות במחברת, אני מעדיף באמצעות אפליקציה דיגיטלית. כל ערב, אני מקדיש כמה דקות לכתוב את המשימות שאני רוצה לבצע ביום למחרת. בבוקר אני עובר שוב על הרשימה. זה עוזר לך להתחיל את היום ברגל ימין ולוודא שאני לא מפספס דברים חשובים. כשאתה רואה את כל המשימות שלך כתובות מולך, זה גם נותן לך תחושת שליטה ומוטיבציה.
העיקרון של 2 דקות
"העיקרון של 2 דקות" על פי דייוויד אלן הוא פשוט: אם יש לך משימה שאתה יכול לסיים תוך פחות משתי דקות, תעשה אותה מיד. אין טעם לדחות משימות קצרות כי הן מצטברות וגורמות לך לבזבז זמן ואנרגיה.
לדוגמה, אם יש לך אימייל שדורש תשובה מהירה או טלפון קצר לבצע, אל תדחה את זה – פשוט תעשה את זה עכשיו. זה ישאיר אותך עם ראש נקי להתרכז בדברים הגדולים באמת. במשך היום יש לנו הרבה דברים לא צפויים שנכנסים אלינו. אם זה לוקח 2 דקות – אז תעשה את זה! אחד הכלים החזקים שאני מיישם אצלי בחיים.
לסיכום
ניהול זמן טוב הוא כמו ללמוד לנגן על כלי נגינה – ככל שתתאמן יותר, כך תהיה טוב יותר בזה והחיים יהיו כמו ניגון חסידי נפלא! זה לא תמיד קל, אבל הכלים שהצגנו כאן יעזרו לך להתחיל בצורה נכונה. תתחיל עם פומודורו, תארגן את המשימות שלך כמו אייזנהאואר, תתמקד בעיקר לפי חוק פארטו, תשתמש בלוח תכנון יומי ותבצע משימות קטנות מיד לפי עיקרון ה-2 דקות. ותמיד תצייר את דמותו של הרבי שמשמש לכולנו דוגמא על פעילות אין סופית שנמצאת מעל הזמן!
אם תיישם אפילו אחד או שניים מהכלים האלה, תראה איך הזמן שלך מתחיל לעבוד בשבילך במקום נגדך.
