יש ימים שמתחילים עם תוכנית ברורה ונגמרים בלי שום קשר אליה. הודעת וואטסאפ אחת הובילה לטלפון, הטלפון הזכיר משהו שצריך לשלוח ללקוח, בדרך נכנס מייל, פתחנו אותו ומצאנו עוד משהו שדורש טיפול, ואז הגיעה פגישה, אחריה עוד שתי הודעות, ובאיזשהו שלב כבר שכחנו מה בכלל רצינו לעשות הבוקר. היינו עסוקים כל היום. ענינו, טיפלנו, כתבנו, דיברנו ועברנו ממשימה למשימה. ואז מגיע הערב ונשארת התחושה המעצבנת הזאת: עבדתי כל היום, אבל במה באמת התקדמתי?

הבעיה היא כבר לא רק ניהול זמן. הבעיה היא ניהול של רעש

אני מנהל עסק ומנהל משפחה. ההפרדה בין "עבודה" ל"חיים" כבר מזמן לא באמת קיימת במהלך היום. באותו בוקר יכולה להיות פגישה עם לקוח, משימה לפרויקט, טלפון לבנק, תשלום שצריך לבצע ותזכורת לקנות משהו בדרך הביתה. הכול נכנס לאותן 24 שעות והכול מתחרה על תשומת הלב.

במשך השנים ניסיתי לא מעט שיטות כדי לנהל את כל הדבר הזה. יומנים, רשימות, אפליקציות משימות, תזכורות, פתקים וכלים שאמורים להפוך אותנו למסודרים ויעילים יותר. חלקם באמת מצוינים. אלא שככל שהוספתי עוד כלים שאמורים לעשות לי סדר, נוצרו עוד מקומות שאני צריך לזכור לבדוק וללמוד לתפעל.

המשימה נמצאת באפליקציה אחת, הפגישה ביומן, רעיון שרשמתי נמצא על פתק בשולחן, לקוח שצריך לחזור אליו מחכה בוואטסאפ ומשהו שצריך לעשות בחודש הבא נמצא איפשהו בראש. בשלב מסוים הבנתי שלא חסר לי עוד כלי לניהול זמן. חסרה לי שיטה אחת שמחזיקה את הכול.

המוח שלנו מיועד לעבד מידע, לא לשמור אותו

אחת הסיבות שאנחנו מרגישים עומס היא שאנחנו מנסים לזכור יותר מדי דברים. להתקשר ללקוח, לשלוח הצעה, לשלם חשבון, לקבוע תור, לבדוק קמפיין, לזכור רעיון לפוסט ואת הדבר שהילד ביקש אתמול בערב. כל דבר קטן כזה שנשאר בראש ממשיך לתפוס מקום.

המוח מצוין בלחשוב, ליצור, לפתור בעיות ולקבל החלטות. הוא הרבה פחות מוצלח בתור מערכת תזכורות. כשאנחנו משתמשים בו כמחסן, נוצרים עשרות "חלונות פתוחים" שרצים ברקע. מדי פעם אחד מהם קופץ ומזכיר: אל תשכח אותי.

לכן אחד השינויים החשובים שעשיתי היה להפסיק לנסות לזכור. אני לא צריך לזכור מה אני צריך לעשות. אני צריך מערכת שתזכור בשבילי. ברגע שמשהו דורש פעולה, הוא צריך לצאת מהראש ולהיכנס למקום שבו אוכל למצוא אותו בזמן הנכון. כך הראש מתפנה לעשות את מה שהוא באמת יודע לעשות: לחשוב.

להוריד לעשייה, להכניס ליומן

אבל גם רשימת משימות יכולה להפוך מהר מאוד לבית קברות לכוונות טובות. אפשר להוציא הכול מהראש וליצור רשימה מפוארת של 83 משימות. זה נראה מסודר, אבל בבוקר עדיין נשארת אותה שאלה: מה מתוך כל זה אני עושה עכשיו?

רשימת משימות היא מחסן. היא אומרת מה קיים, אבל היא לא בהכרח מנהלת את היום. לכן הפסקתי לשאול רק "מה אני צריך לעשות?" והתחלתי לשאול "מתי אני הולך לעשות את זה?"

יש הבדל גדול בין משימה שכתוב בה "להכין הצעה ללקוח" לבין שעה ביומן שמוקדשת להכנת ההצעה. פגישות אנחנו בדרך כלל מכבדים כי יש להן זמן מוגדר. משימות, לעומת זאת, יכולות לעבור מיום ראשון לשני, משני לשלישי ומשלישי לשבוע הבא.

לא מספיק לדעת מה צריך לעשות. צריך להחליט מתי עושים אותו. ברגע שעושים את השינוי הזה, היומן מפסיק להיות רק המקום שבו נמצאות הפגישות והופך להיות המפה של היום.

להפעיל את כיפת הברזל על הזמן

אפשר לתכנן יום נהדר, ואז לפתוח את הוואטסאפ. מכאן אנשים אחרים מתחילים לנהל לנו את סדר העדיפויות. הודעה נכנסה – עונים. מייל הגיע – פותחים. לקוח התקשר – עוצרים. התראה הופיעה – מסתכלים. כל דבר שמגיע עכשיו מקבל יתרון על הדברים שאנחנו בעצמנו החלטנו שהם חשובים.

זה אחד המחירים הגדולים של העידן הדיגיטלי הרועש: הדחוף השתלט על החשוב.

לכן ניהול זמן היום הוא לא ניסיון לדחוס עוד דברים לתוך שמונה שעות. הוא היכולת להגן על הזמן מפני כל מה שמנסה להשתלט עליו. צריך לפתח סוג של "כיפת ברזל" נגד הפרעות: לדעת מה נכנס עכשיו, מה מחכה לאחר כך, מה עובר למקום המתאים ומה בכלל לא ראוי לזמן שלנו.

המטרה היא לא להספיק יותר. המטרה היא להיות בשליטה

חלק גדול מהעומס שאנחנו מרגישים בכלל לא נובע מכמות העבודה, אלא מכמות הקצוות הפתוחים. הצעה שמחכה לתשובה, ליד שצריך לחזור אליו, פרויקט שממתין ללקוח, תשלום שצריך לבדוק, רעיון ששמרנו איפשהו ומשימה שהתחלנו ולא סיימנו.

מערכת טובה לא צריכה רק להגיד מה לעשות היום. היא צריכה לאפשר לדעת איפה כל דבר עומד ומה הדבר הבא שצריך לקרות.

עם הזמן הבנתי שאני גם לא רוצה מערכת שמנהלת רק את העסק. החיים לא עובדים ככה. באותו יום יש לקוחות, פרויקטים ופגישות, אבל יש גם משפחה, סידורים, תשלומים, קניות, תורים ורעיונות שלא קשורים לעבודה בכלל. מבחינתי יש יום אחד ויש אדם אחד שחי אותו.

זו הסיבה שהתחלתי לבנות לעצמי דרך אחרת לעבוד. מקום אחד שמרכז את הדברים שאני צריך לעשות, הדברים שמחכים להמשך טיפול, הלקוחות, הפרויקטים, התזכורות, הרשימות, הרעיונות והיום עצמו.

לא כדי להספיק יותר. כדי להיות יותר בשליטה.

ומתוך הצורך הזה נולדה TIMPO, מערכת דיגיטלית שבניתי קודם כול לעצמי, כדי לקחת את כל החלקים שמרכיבים את העבודה ואת החיים ולחבר אותם למקום אחד.

עכשיו אני רוצה לפתוח את הדרך הזאת ולהראות בדיוק איך היא עובדת.
אני מזמין אותך להרצאה בשידור חי: "ככה מנהלים זמן בעידן של רעש דיגיטלי".
במשך 40 דקות אראה איך אני מרכז את כל הדברים שמעסיקים אותי, איך אני מחליט מה נכנס ליום ומה נשאר בחוץ, איך אני מחבר בין משימות לזמן ואיך אני דואג שדברים חשובים לא ייפלו בין הכיסאות. ובסוף ההרצאה אפתח גם את TIMPO ואדגים איך לקחתי את השיטה הזאת והפכתי אותה למערכת שעובדת איתי בכל יום.

אם גם היום שלך מרגיש לפעמים כמו מרוץ בין הודעות, משימות, לקוחות, פגישות ודברים שאסור לשכוח, אני מזמין אותך להצטרף אליי להרצאה. ההשתתפות בחינם.
כמות המשתתפים בהרצאה מוגבל, ההרשמה מכאן:
https://kobish.com/timpo